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Política de tratamiento Datos Personales

POLITICA DE TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES EN EL CLUB DE ABOGADOS

En cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 damos a conocer la Política de Tratamiento de Protección de Datos Personales que se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales y que sean objeto de Tratamiento por parte del CLUB DE ABOGADOS, en adelante el Club.

CLUB DE ABOGADOS ubicado en la Ciudad de Bogotá, dirección carrera 8 No. 91-54, correspondencia@clubabogados.com, PBX +57(1) 6109088.

Definiciones
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
• Socios o Clientes: Persona natural o jurídica, pública o privada hace uso de los diferentes servicios del Club.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, cédula de ciudadanía, dirección, correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud, huella dactilar, salario, bienes, estados financieros, etc.
• Dato sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.
• Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.
• Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

TRATAMIENTO Y FINALIDADES AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES TRATADOS POR EL CLUB
El Club, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, socios, clientes, proveedores, para los siguientes propósitos o finalidades:

Respecto a Socios y Clientes

Suministrar información sobre actividades culturales, académicas, comunicación del club con el propósito de hacerlos partícipes de las mismas.

Las anteriores actividades e informaciones se envían a través de correo electrónico, teléfono celular, teléfono fijo, correo físico y redes sociales o medios similares.

Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales.

Para cumplir las obligaciones contraídas por El Club con sus Socios, Clientes, y participantes al momento de adquirir nuestros productos.

Para el fortalecimiento de las relaciones con sus Socios, Clientes y participantes mediante el envío de información relevante, cotizaciones y cambios en la información.

Respecto a Proveedores
• Para invitarlos a participar en procesos de selección y a eventos organizados o patrocinados por El Club;
• Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones;
• Para hacer el registro en los sistemas del Club;
• Para realizar pagos correspondientes

Respecto a Empleados
Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales.

Desarrollar las actividades propias de la gestión de Talento Humano dentro del Club, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras;
• Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable;
• Contratar beneficios laborales con terceros, tales como, gastos médicos, entre otros;
• Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo;

DERECHOS DEL TITULAR
Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de del el Club, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:
• Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales sobre los cuales el Club está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Club para el Tratamiento de sus Datos Personales.
• Ser informado por el Club, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.
• Solicitar al Club la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos por la Ley. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y El Club, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
• Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:
• Por el Titular;
• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad;
• Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento;
• Por estipulación a favor de otro o para otro.
AREA RESPONSABLE DE ATENDER QUEJAS, PETICIONES, CONSULTAS

El área Gerencia, Comercial, Compras y Talento Humano tienen a su cargo atender de manera inmediata, todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.
PROCEDIMIENTO para que los Titulares de los Datos Personales puedan ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.
El Titular puede comunicarse al PBX 6109088 o mediante correo electrónico correspondencia@clubabogados.com o comercial@clubabogados.com o escribiendo en la página web del Club.
VIGENCIA DE ESTA LA POLITICA DE TRATAMIENTO
La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de Junio de 2017, se divulgará a través de la página Web del Club y estará sujeto a actualizaciones en la medida en que se modifiquen o se dicten nuevas disposiciones legales sobre la materia. Cuando se cumplan estas condiciones, el Club informará a los titulares de los datos personales, las nuevas medidas dictadas sobre la materia, antes de implementar las nuevas políticas. Además, deberá obtener del titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento.

1. INTRODUCCCIÓN
Con fundamento en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” EL Club de Abogados, con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C, como responsable del tratamiento de datos personales de otros, adopta mediante el presente documento las políticas y procedimientos para garantizar el derecho que tienen las personas de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan registrado sobre ellas en bases de datos y/o archivos del Club.
La presente Política se aplica a toda información personal de los socios, beneficiarios, invitados, contratistas, proveedores, empleados, o de cualquier otra persona que por algún motivo suministre información al Club.
El Club de Abogados podrá actualizar esta política en cualquier momento, ya sea para atención de novedades legislativas, regulatorias o jurisprudenciales, políticas internas, o por cualquier otra razón o circunstancia, lo cual se informará y se dará a conocer oportunamente, mediante documento escrito, publicación en la página web del Club, comunicación verbal o mediante cualquier otra tecnología, por este motivo se recomienda al titular de los datos personales, revisarla con regularidad para asegurarse de que ha leído la versión más actualizada.

2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El responsable del tratamiento de sus datos personales es el CLUB DE ABOGADOS, identificado con Nit: 860.017.011-6, con sede principal en la Cra 8 No. 91-54 de Bogotá D.C, Portal Web: www.clubabogados.com., PBX 6109088.

3. FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

El Club de Abogados, tiene una base de datos con información de tipo personal, comercial y financiero que ha venido utilizando para los fines sociales del Club, esto es el envío de los extractos de facturación, las revistas, publicaciones y comunicaciones del Club.
Dentro del ámbito de los derechos a la intimidad, al buen nombre, la imagen y demás garantías Constitucionales, el Club utiliza los datos personales que el titular de datos aceptó al ingreso como socio, invitado, contratista, empleado, entre otros, siempre dentro del marco de la misión y el objeto mismo del Club.
Los datos que utiliza el Club para la normal comunicación con los socios invitados, contratistas, empleados, tiene que ver con sus datos de identificación, esto es, nombres y apellidos, sexo, estado civil, lugar y fecha de nacimiento, profesión u oficio.
Adicionalmente, el Club utiliza datos de contacto: teléfonos (domicilio, oficina, celular), correo electrónico y dentro de nuestra página web.
Igualmente, el Club hace uso de los datos proporcionados a lo largo de la trayectoria de sus relaciones con los socios, tales como almacenamiento de documentos que fueron radicados en nuestras oficinas y que contienen firma, el estudio de seguridad que se hace al ingresar a nuestra comunidad, verificación de datos financieros proporcionados por los socios, tales como referencias bancarias y recibos de transacciones.
Finalmente, existen algunos datos del titular de los mismos que han sido almacenados cada vez que visita nuestras instalaciones, tales como las imágenes captadas en el sistema de circuito cerrado de televisión del Club, fotografías (bases de datos y aquellas tomadas en eventos en los que participe), datos del vehículo con el que ingresa a nuestra Club, e información relativa a sus gustos, preferencias, hábitos y la que suministre en encuestas de satisfacción, campañas de actualización de datos que realice el Club.
También utilizamos los datos proporcionados por los socios para determinados servicios que el Club ofrece y que los asociados solicitan usar, tales como canjes con clubes en el extranjero o uso de instalaciones en clubes nacionales.
La recolección de datos personales y su tratamiento automatizado tiene como finalidad facilitar la gestión, administración, mejora y ampliación de los distintos servicios, la elaboración de estadísticas, la gestión o seguimiento de incidencias, así como el envío de comunicaciones, control de ingreso a las instalaciones del Club, y cualquier otro fin que en el ejercicio de su objeto social el Club requiera. Así las cosas, dependiendo de la calidad que ostente el titular de la información frente al Club, es decir si se trata de socios, invitados, contratistas, empleados, los datos personales son utilizados exclusivamente por las áreas de Gerencia, Comercial, Servicio y Contabilidad, en lo que tiene que ver con el área encargada de reservas, específicamente para las siguientes finalidades:

Socios y/o beneficiarios:
1. Gestionar sus reservas:
2. Gestión de sus reservas para eventos deportivos, culturales, actividades recreativas, lúdicas, sociales en este Club o en otros clubes.
3. Creación y conservación de los documentos legalmente exigidos por las normas contables.
iii. Gestión interna de listas de socios y/o invitados.
1. Gestionar su estancia en el Club:
2. Control de sus consumos (restaurante, Internet, bar, billar, etc.).
3. Gestión del acceso al Club y a las diferentes áreas.
4. Mejorar nuestro servicio, especialmente para:
5. Tratamiento de sus datos personales en nuestros programas de mercadeo.
6. Mejor conocimiento de sus necesidades y deseos.
iii. Adaptación de nuestros productos y servicios para responder mejor a sus intereses, campañas de actualización de datos.
1. Enviar cartas, revistas, publicaciones y comunicaciones en general.
2. Mejorar los servicios que ofrece el Club, especialmente:
3. Realización de estudios y análisis de las encuestas y comentarios de los socios e invitados.
4. Gestión de las peticiones, quejas y reclamos.

Invitados:
1. Gestionar sus reservas:
2. Gestión de sus reservas para eventos deportivos, culturales, actividades recreativas, lúdicas, sociales en este Club o en otros clubes.
3. Creación y conservación de los documentos legalmente exigidos por las normas contables.
iii. Gestión interna de listas de socios y/o invitados.
1. Gestionar su estancia en el Club:
2. Control de sus consumos (restaurante, internet, bar, billar, etc.).
3. Gestión del acceso al Club y a las diferentes áreas.
4. Mejorar nuestro servicio, especialmente para:
5. Tratamiento de sus Datos Personales en nuestros programas de mercadeo.
6. Mejor conocimiento de sus necesidades y deseos.
iii. Adaptación de nuestros productos y servicios para responder mejor a sus intereses.
1. Realización de estudios y análisis de las encuestas, comentarios de los socios e invitados, campañas de actualización de datos.
2. Gestión de las peticiones, quejas y reclamos.
3. Enviar cartas, revistas, publicaciones y comunicaciones en general.

Contratistas, proveedores y/o concesionarios:
1. Gestionar su estancia en el Club:
2. Gestión interna de listas de personal autorizado para eventos de socios y/o invitados.
3. Gestión del acceso al Club y a las diferentes áreas.
4. Mejorar nuestro servicio, especialmente para:
5. Tratamiento de sus datos personales en nuestros programas de mercadeo.
6. Mejor conocimiento de sus productos y servicios.
iii. Adaptación de nuestros productos y servicios para responder mejor a nuestras alianzas.
1. Realización de estudios y análisis de las encuestas y comentarios de los socios e invitados.
2. Gestión de las peticiones, quejas y reclamos.
3. Enviar cartas y comunicaciones en general.

Empleados:
1. Gestionar el ejercicio de sus funciones:
2. Creación y conservación de los documentos legalmente exigidos por las normas contables.
3. Gestión interna de listas de colaboradores por dependencias.
iii. Control de sus consumos para el caso que aplique.
1. Gestión del acceso al Club y a las diferentes áreas.
2. Cruce de información entre dependencias y con el Sindicato Hocar según el caso.
3. Tratamiento de sus datos personales en nuestros programas de gestión del talento humano y bienestar social.
vii. Mejor conocimiento de sus necesidades y deseos.
viii. Gestión de las peticiones, quejas y reclamos.
1. Gestión solicitada por entidades externas autorizadas legalmente.
2. Enviar cartas y comunicaciones en general.

4. EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES PARA CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR SU INFORMACIÓN.
El usuario podrá ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales que haya suministrado al Club de Abogados, radicando una comunicación, en las siguientes oficinas:

Socios y/o beneficiarios: Gerencia: correo electrónico: gerencia@clubabogados.com
Empleados: Dirección de Talento Humano: correo electrónico: talentohcluba@gmail.com
Proveedor/contratista/concesionario: En el área de Compras: correo electrónico: comprascluba@gmail.com

De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, los derechos de los Titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por:
1. El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. Por estipulación a favor de otro o para otro.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
La petición o derecho que ejercita el titular de los datos personales, debe contener, nombre y apellidos del usuario y los datos de contacto para recibir notificaciones. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por su titular.
El titular de los datos personales podrá solicitar al Club copia de la autorización del tratamiento de datos personales, el uso que se ha dado a sus datos, y podrá acceder de manera gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Asimismo, el Club actualizará, rectificará o eliminará los datos cuando éstos resulten inexactos, incompletos o hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad inicial.
El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de datos del Club. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, el Club cobrará los gastos de envío, reproducción cuando sea el caso.

En cumplimiento de lo anterior, se establece el siguiente procedimiento:
4.1.1. TRÁMITE DE LAS CONSULTAS Y RECLAMOS FORMULADOS
Consultas. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos del CLUB. El CLUB suministrará a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará por escrito, en las áreas que se indicaron en el numeral 4, dependiendo de si ostenta la calidad socio, beneficiario, empleado o contratista, del Club.
La consulta será atendida en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos del CLUB debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrán presentar un reclamo ante el CLUB el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Club de Abogados, en la Oficina de Gerencia si el titular es Socio o Beneficiario, en la Dirección de Talento Humano si es empleado, o en el área de Compras si es proveedor/contratista/concesionario, con la siguiente información:
• Identificación del Titular,
• La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo,
• La dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos por los cuales el Club no ha podido culminar el trámite y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato: Los Titulares podrán en todo momento solicitar al Club como responsable del tratamiento la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos.
El Club como responsable del tratamiento llevará un control del recibo de solicitud de supresión de datos o revocatoria de autorización, incluyendo su fecha de recepción.
El término máximo para atender la revocatoria y/o supresión de datos será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos por los cuales el Club no ha podido culminar el trámite y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Si vencido el término legal respectivo, El Club no hubiese eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales, de acuerdo al procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.

5. DATOS RECOLECTADOS SIN AUTORIZACIÓN EXPRESA DEL TITULAR ANTES DE DECRETO 1377 DE 2013
El Club ha promovido la utilización de todos los mecanismos que ha considerado pertinentes para solicitar la autorización de los titulares para continuar con el tratamiento de los datos personales recolectados para los fines sociales del Club, esto es el envío de los extractos de productos bancarios, las revistas, publicaciones y comunicaciones del Club y en la manera detallada en el capítulo 3 del presente documento.
Entre dichos mecanismos se encuentra la publicación del aviso de privacidad en la página Web.
Los formatos en mención se encuentran a disposición de los socios y beneficiarios en la Oficina de Gerencia, de los proveedores en Oficina del área de Compras y de colaboradores en la Oficina de Talento Humano, así como el registro de quienes han otorgado o negado su autorización; de acuerdo con el numeral 2 del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, el Club considera que los anteriores son mecanismos eficientes de comunicación y continuará trabajando para que todos los miembros de nuestra comunidad otorguen su autorización.
Atendiendo a los mecanismos adoptados y descritos anteriormente, en aquellos casos en que el titular no ha contactado al Club para solicitar la supresión de sus datos personales, el Club concluye de forma razonable que, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013, existe una conducta inequívoca del titular, otorgando la autorización para el tratamiento de los datos que reposan en las bases de datos para la finalidad indicada en la presente política de tratamiento de datos, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.

6. DEBERES COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

Generalmente, el CLUB DE ABOGADOS se encarga directamente del tratamiento y custodia de los Datos Personales captados y almacenados; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento, para lo cual exigirá al encargado la atención e implementación de las políticas y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.

7. DATOS SENSIBLES
Para efectos de la Ley de protección de datos personales y de las presentes políticas de tratamiento de datos personales, se entiende por datos sensibles aquellos relacionados con la intimidad del Titular, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
El Club de Abogados reitera su carácter apolítico, así como que se trata de una entidad sin orientaciones religiosas o étnicas excluyentes. Este Club ha mantenido desde su fundación, al igual que ocurre con todas las demás entidades de su misma naturaleza y condición, el carácter reservado de las actuaciones privadas que se desarrollan dentro de sus instalaciones.
Salvo que se trate de una actuación o de hechos de interés judicial, disciplinario o fiscal, las actividades privadas y el desarrollo de la vida privada de sus socios, invitados y visitantes se mantiene bajo la cautela y la reserva privada del derecho a la intimidad y a la imagen.
Sin embargo, el titular de la información personal, no está obligado a suministrar datos sensibles, por lo tanto cualquier solicitud de los mismos requerirá autorización expresa.

8. DATOS PERSONALES DE LOS MENORES DE EDAD
Los datos personales que reposen en las bases de datos del Club sobre niños, niñas y adolescentes y que sean necesarios para la prestación de los servicios del Club, serán utilizados única y exclusivamente de manera enunciativa en el registro y toma de estadísticas. El Club asegura su protección de conformidad con la Constitución Política y la Ley.
En todo caso, cualquier uso de los datos de los menores de edad que se encuentren registrados en las bases de datos del Club o que se soliciten deberán ser autorizados expresamente por el representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de entender el asunto. De igual manera el Club facilitará a los representantes legales de los menores, la posibilidad de que puedan ejercer los derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición de los datos de sus tutelados.

9. COMUNICACIÓN A TERCEROS
Las bases de datos o archivos no serán suministrados a terceros, salvo expresa autorización del titular, o en los casos previstos en la Ley.
La transferencia y/o uso compartido de datos de los socios del Club con terceros, se refiere única y exclusivamente a los fines correspondientes al envío de los extractos de facturación, las revistas, publicaciones y comunicaciones del Club, así como la información de reservas con este y otros clubes en los cuales este Club acuerdos de canje y/o reciprocidad.
En la actualidad, el Club ha contratado los servicios de correspondencia y comparte los datos de dirección con la empresa encargada de prestar esos servicios para que mensualmente lleguen a sus domicilios los extractos de facturación y las comunicaciones de las distintas áreas del Club.
Igualmente, el Club ha celebrado acuerdos de reciprocidad a nivel nacional con clubes en las ciudades de Armenia, Cali, Pereira, Medellín, Ibagué, Bucaramanga, entre otras y a nivel Internacional, con clubes en Miami y España.
Eventualmente y para casos puntuales solicitados por los mismos socios, la información de datos personales (nombres, y datos de contacto), se compartirán para adelantar inscripciones en eventos deportivos o culturales con que el Club desarrolla su objeto social.

10. MEDIDAS DE SEGURIDAD ADOPTADAS CON RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El Club de Abogados informa a los titulares de los datos personales que ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos y para evitar su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado, bajo el dominio de las áreas de Gerencia y Comercial.
Los datos personales que el titular de la información suministre al Club bajo cualquier medio, tales como el nombre, identificación, edad, género, dirección, teléfono y correo electrónico, serán administrados de forma confidencial, con las debidas garantías constitucionales, legales y demás normas aplicables a la protección de datos personales.
La información será incorporada en las diferentes bases de datos que maneja el Club, y cuya responsabilidad y manejo está a cargo del Club.
El Club cuenta con protocolos de acceso a nuestros sistemas de información, el acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para nuestros empleados y colaboradores distintos a las áreas encargadas. Nuestros funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a las políticas sobre tratamiento de la información establecida en la Ley.
El servidor en donde reposan las bases de datos está protegido físicamente en un lugar seguro y es supervisado por personal de seguridad. Sólo personal autorizado puede acceder a él y por tanto a los datos personales de nuestros clientes y/o usuarios.
Por lo anterior, el CLUB DE ABOGADOS otorgará las garantías y asumirá las obligaciones o responsabilidades por pérdida o sustracción de información de su sistema informático únicamente cuando por negligencia o dolo, un tercero no autorizado acceda a la información, y procurará de manera diligente y prudente la seguridad de la información en medio digital o físico.

11. ACEPTACIÓN DE LAS PRESENTES POLÍTICAS
El titular de los datos personales declara que ha leído y acepta la presente Política de Tratamiento de datos Personales del CLUB DE ABOGADOS. Teniendo en cuenta que existe una relación recurrente entre los titulares de los datos personales y el Club de Abogados , y que el Club ha solicitado de manera explícita a sus socios, beneficiarios, colaboradores y contratistas las autorizaciones para continuar con el tratamiento de datos personales ya recolectados, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, el Club continuará usando los datos almacenados necesarios para ofrecer los servicios a los asociados y para el normal funcionamiento del Club, mientras el Titular no contacte al Responsable para solicitar la supresión de sus datos personales en los términos legales, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento sus derechos y pedir la eliminación del dato.

12. VIGENCIA DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
La presente política de tratamiento de datos personales estará vigente a partir de su publicación y durante el tiempo en que el Club de Abogados ejerza las actividades propias de su objeto social.

13. CONTACTO CON EL RESPONSABLE
Para cualquier información relativa a esta Política de protección de datos, puede acercarse o enviar comunicación a la Gerencia del Club. Correo electrónico: gerencia@clubabogados.com
El presente manual rige a partir de su publicación en la página web del Club de Abogados.